軽微変更届出書の作成、面倒ですよね^^;
私は軽微変更届出書の作成が大嫌いです。提出しないと改善勧告や改善指導を受けかねませんし、やらねばならない作業だとはわかっていても…嫌!やり直しをさせられることもしばしば。「技能実習制度の運用要領」にも、必要書類のリストはありますが、一部記載されていない書類もあります。
下記は私がこれまで携わった軽微変更届出書です。団体や個人によって作成方法が違うと思いますが、とりあえず下記の方法で通っていますので、軽微変更届出書の作成方法がわからないという方のご参考になれば幸いです。
実習時間の変更…1ヶ月の残業が45時間(1年の変形労働制の場合は42時間)を超えてしまった場合
- 技能実習計画軽微変更届出書
- 対象の実習生の実習実施予定表
- 対象者の名簿(氏名、認定番号、認定日、国籍、生年月日、性別)
- 残業を行った理由書
- 対象者の残業時間の一覧表
- 労使協定書等の写し
実習実施予定表に対象者の認定番号、月ごとの残業時間を記載します。赤ペンなどで修正しています。残業の理由書を作成するうえで下記のポイントを押さえておけばだいたい通ります。
- 技能実習生の了解を得ていること。
- 日本人の正社員も平等に残業をしていること。
- 残業することで技能を磨くことができること。
- 技能実習指導員もおり、安全衛生及び技術指導に問題ないこと。
忙しいから、人手不足だからという理由では通りませんのでご注意ください。
宿舎変更
- 技能実習計画軽微変更届出書
- 宿舎見取り図
- 技能実習生の報酬・宿泊施設・徴収費用についての説明書
- 技能実習の期間中の待遇に関する重要事項説明書
場合によっては、消火設備の写真、避難経路(ベランダの衝立、避難梯子等)の写真を求められることがあります。最近はありませんが、3年前くらいまでは求められました。
技能実習生の報酬・宿泊施設・徴収費用についての説明書は、「2.宿泊施設」を記載します。技能実習の期間中の待遇に関する重要事項説明書は、宿舎変更に関する実習生本人の同意書となります。本人サインが必要です。
実習実施者の役員変更
- 技能実習計画軽微変更届出書
- 実習実施者の登記事項証明書
- 技能実習に関する業務の執行に直接関与する役員の住民票の写し
- 申請者の役員に関する誓約書
- 技能実習生が複数いる場合名簿
間違いやすいのが、「申請者の役員に関する誓約書」です。「技能実習に関する業務の執行に直接関わっていませんよ」ということを誓約する内容です。関わらない役員の名を記入します。
注意点は、技能実習に関与する役員が変わらず、関与しない役員が変わった場合も軽微変更届を提出しなければなりません。
実習実施場所の追加、変更
- 技能実習計画軽微変更届出書
- 実習実施予定表
- 雇用契約書の写し
- 雇用条件書の写し
- 労使協定書等の写し
ただし、新規で追加する場合は、上記の書類のほか、現場写真(使用する必須機械、工具、材料、生産ラインの写真)、実習内容をチャート式にまとめたものを求められますので、監理団体は事前に現場での実習内容を確認してください。
雇用条件の変更
(賃金、その他報酬、雇用契約期間、労働時間【労働時間に深夜時間帯を含まないものに変更する場合】・休憩時間、所定労働時間、休日、休暇、宿泊施設、技能実習生が負担する費用等が変更になった場合)
賃金が下がる場合、実習生が負担する費用が上がる場合提出が必要です。
- 技能実習計画軽微変更届出書
- 雇用条件書の写し
- 雇用条件書の写し
- 労使協定書等の写し
- 技能実習生の報酬・宿泊施設・徴収費用についての説明書
ただし、賃金が上がる場合、実習生が負担する費用が下がった場合は軽微変更届の提出は不要です。
技能実習責任者、技能実習指導員、生活指導員の追加、変更
- 技能実習計画軽微変更届出書
- 技能実習責任者、技能実習指導員、生活指導員それぞれの履歴書
- 技能実習責任者、技能実習指導員、生活指導員それぞれの就任承諾書及び誓約書の写し
- 技能実習責任者の技能実習責任者講習受講証明書の写し
技能実習指導員は指導する職種の経験が5年以上となっておりますのでご注意ください。実習実施者での社歴が5年以上という意味ではありません。他社で2年間、在籍中の企業で3年間の場合、合計5年で有資格者となります。禁錮刑に処されていないなど、細かい条件は運用要領をご確認ください。
帰国期間の変更
- 技能実習計画軽微変更届出書
帰国時期が変わっても届け出は不要です。例:33日の帰国期間が40日になった場合は届出が必要。
入国後講習実施施設の変更
- 技能実習計画軽微変更届出書
- 技能実習生の報酬・宿泊施設・徴収費用についての説明書
- 技能実習の期間中の待遇に関する重要事項説明書
実習実施予定表の変更
- 技能実習計画軽微変更届出書
- 実習実施予定表
私が携わったのは、作業内容の変更でした。前任者が、厚労省のモデルケースをそのままコピペして作成していたため、現場の作業と齟齬があったので修正しました。必須業務でも職種によってはすべての作業をする必要はありません。実際に行っていない作業を記載する。あるいは、行っているのに記載していない場合は、機構検査で指導の対象となります。現場を確認し、作業内容のほか、設備、機材、製品の確認を行い、実習実施予定表と齟齬がでないようにしましょう。