「当たり前のことを聞くな！」
と怒る方もいらっしゃると思います。でも、意外とこれらをきちっと残していない監理団体さんも存在しています。先日、受け入れ規模５００人ほどの監理団体さんがお取り潰しになったと…関係者から伺いました。何でも、傘下の実習実施機関（実習生受け入れ企業）の数社が実習記録をつけていなかったことが発覚し、入管が監理団体の監理のあり方（監査）について追求。監理団体に対して抜き打ち監査を実施。発覚したのが、監査報告書、巡回報告書がなかったことでした…。
なかったというよりも、後にこの監理団体は巡回訪問すらしていなかったことが、傘下の企業を調査した時に発覚しました。結局この監理団体は受け入れ停止に。巡回すらしていない時点で常識を疑う団体ですが…報告書を残しておかないと飛んでもないことになります。実習記録も実習生が帰国後１年間は保存しなければならないし、最低でも３月に１度の監査で確認しなければなりません。監査していないけど、監査報告書は３月に１度は入管に届けていたんでしょうね、この団体。更に虚偽報告も喰らうことになりダブルパンチどころかトリプルパンチ以上か。
どんな監査報告書、巡回報告書が良いのか？
監査報告書について
厚生労働省が作成したフォーマットがありますので、これさえきちんと記入していれば、大目玉を喰らうことはないでしょう。もちろん、虚偽はだめですよっ！更にその中でも監理団体として要チェックすべき項目にコメントをいれることでしょうか。
http://www.mhlw.go.jp/bunya/nouryoku/gaikoku/dl/kannridantai.pdf
- 賃金台帳を確認すれば、４２時間/月超えている人もいれば超えていない人もいます。超えている人の名前と時間を書き込む。
- 実習生宿舎の宿舎規則を添付。実習生宿舎の宿舎規則を作られている企業はあまり多くありませんが、１０人以上寄宿舎に居る場合は必要です。その写しも企業さんからもらっておくと良いでしょう。うちの場合、１０人未満の企業に対してはこちらで宿舎規則を作成し配布しています。その旨も記載し、写しを添付しておきます。
- グラインダー、クレーンなどの特別講習の記録の写しも企業さんからもらい、添付するのもよし。
- 賃金台帳の写しや実習記録の写しは監理団体が保管する必要はありません。ただ、入管等が抜き打ちでやってきた時にあると監査をしたという証拠というか…信ぴょう性が増しますのでマイナス評価にはならないと思います。
今浮かぶのはこんなところでしょうか。
「監理団体は団体要件省令において３月につき少なくとも１回，監理団体の役員で技能実習の運営について責任を有する者が実習実施機関に対し監査を行いその結果を入管に報告するもの」
ということなので役員の方と一緒に行くとよろしいです。
まあ、職員だけでも構わないのですが、この決まりを間違えて理解している人がいるようです。これに関してナイスな質問をしてくれた監理団体さんがあるのでこちらをご参照。
監査は、役員が直接実習実施機関に赴いて全てをしなくてはならないといことではない。役員の指示に基づき責任ある職員が監査することについて許容する。ただし、役員が任せきりにすることを許容するものではない。
全国ビジネスサポート協同組合連合会
http://www.nbcc.or.jp/images/pdf/13019.pdf
一番いいのは役員の方と実務担当者が行くのが良さそうですね。これを勘違いして、実際に監査に行ったのは実務担当者一人なのに、監査報告書には「訪問者：役員〇〇」と記入して保存している団体もあるとのこと。これはNGです！実務担当者の名前を書きましょう！ばれないから良いだろうと思いがちですが、こういったことが少しずつ積み重なっていくんですよね…この業界。
何かがきっかけとなって、企業で不正行為に近いことがバレると、芋づる式に様々なことが明るみに。
巡回報告書について
技能実習生の勤務態度、生活態度等を企業担当者から聞き、改善点、指導すべき点があったら指導します。あなたがどんな指導をしたか、企業の問題点等があったら詳細に記載します。私はチェックマーク式の巡回基本チェックリストを作成し、２枚目に巡回の詳細を記入しています。私も忙しくて報告書の作成が遅れてしまうことがしばしばありますが…きちんと書いていますよっ！記憶が薄れていってしまうため、報告書は巡回終了後早めに書くようにしましょう。
他の団体サンの話ですが、監理団体の職員さんの多くが中国籍だったために日本語での報告書を作成するのが困難。ひねり出した答えが、雑なチェックシートに企業担当者のサインをもらうという方法。まあ、巡回に行った証拠にはなるのでしょうけどね…チェックシートの内容も甘く、トラブルが発生しているにも関わらず、報告書にはトラブルに関して未記載であったため「報告書と実際に起こったことに齟齬がある」ってことで指導されたようです。
この団体さんは他の件で入管から目をつけていたようなので、出来損ないの報告書が決めてになったわけではないと思いますが、間違いなく▲以下の印象を入管に与えてしまったはず。
報告書を書かないのは言語道断ですが、「巡回行ってきました」とばかりに企業担当者のサインだけをもらう報告書はお話になりませんので、巡回報告書については、詳細をきちんと書きましょうね！
